Pikkujouluesiintyjän varaus kannattaa aloittaa jo elo-syyskuussa, sillä marras-joulukuun ruuhka-aikana parhaat artistit, bändit ja koomikot varataan loppuun useita viikkoja ennen varsinaista sesonkia. Moni yritystapahtuman järjestäjä huomaa lokakuussa, että toivelistan ensimmäinen ja toinenkin vaihtoehto on jo varattu, ja joutuu tyytymään kolmanteen valintaan tai maksamaan kiireestä ylimääräistä.
Miksi pikkujoulukausi on ohjelmatoimistoille vuoden kiireisin
Marraskuun puolivälistä joulukuun puoliväliin sijoittuva jakso on suomalaisen tapahtuma-alan selkeä huippusesonki. Käytännössä kaikki yritykset, yhdistykset ja kunnalliset toimijat haluavat järjestää juhlansa samalle noin neljän viikon ajanjaksolle, mikä tarkoittaa, että suosituimmat perjantai- ja lauantai-illat ovat ohjelmatoimistoissa käytännössä myyty loppuun jo lokakuussa.
Yritystapahtumien kysyntä on kasvanut tasaisesti vuodesta 2022 lähtien, kun pandemia-ajan peruutukset jäivät taakse ja firmat alkoivat jälleen panostaa henkilöstöjuhliin. Tämä on nostanut myös pikkujoulukauden painetta entisestään – samat suositut hääbändit ja stand-up-koomikot, jotka kesällä soittavat festivaaleilla, ovat marraskuussa varattuina yritysten juhliin.
Milloin varaus pitäisi tehdä
Nyrkkisääntönä toimii, että mitä isompi tai tunnetumpi esiintyjä on kyseessä, sitä aikaisemmin varaus kannattaa lyödä lukkoon. Kansallisesti tunnetut artistit ja suositut koomikot varataan tyypillisesti jo elokuussa, kun taas paikallisemmat bändit, DJ:t ja juontajat löytyvät usein vielä lokakuussakin.
Käytännön esimerkki: keskisuuren yrityksen henkilöstöpäällikkö aloittaa pikkujoulun ohjelman suunnittelun syyskuun alussa. Ensimmäinen toivottu stand-up-koomikko on jo varattu marraskuun lauantaiksi, samoin toinen vaihtoehto. Kolmas ehdokas löytyy vielä vapaana, mutta hinta on noussut, koska kysyntä on kova – lopulta valinta osuu tuntemattomampaan mutta hyvin arvosteltuun koomikkoon, joka osoittautuu erinomaiseksi valinnaksi.
Tästä opittava asia on selvä: jos ohjelma on tapahtuman kannalta keskeinen, aikataulu kannattaa lukita mahdollisimman aikaisin. Ohjelmatoimiston valinta kannattaa tehdä huolella jo ennen kuin tarkkaa esiintyjää edes valitaan, sillä hyvä välittäjä osaa ehdottaa vaihtoehtoja, jotka sopivat sekä budjettiin että vapaana oleviin ajankohtiin – tähän auttaa esimerkiksi ohjeistus ohjelmatoimiston valinnasta.
Millaisia esiintyjiä pikkujouluihin tyypillisesti varataan
Pikkujoulun ohjelma vaihtelee paljon tilaisuuden luonteen mukaan. Tyypillisiä valintoja ovat:
Tanssibändi tai DJ illan päätteeksi, kun halutaan saada väki liikkeelle – bändin hinta liikkuu yleensä 2 000–5 000 euron välillä, DJ:n 800–2 500 euron välillä kokoonpanosta riippuen.
Stand-up-koomikko tai juontaja lämmittelemään tunnelmaa ennen ruokailua tai sen jälkeen – koomikon palkkio asettuu tyypillisesti 1 500–8 000 euron haarukkaan tunnettuudesta riippuen.
Taikuri tai lähitaikuri kiertämässä pöytien välissä cocktail-tilaisuuden aikana, mikä toimii hyvin isommissakin yleisömäärissä.
Musiikkiesitys tai pieni yhtye ruokailun taustalle, jolloin akustinen kokoonpano tuo tunnelmaa häiritsemättä keskustelua.
Ohjelman suunnittelussa kannattaa lähteä liikkeelle kohdeyleisöstä – henkilöstön ikäjakauma, toimialan luonne ja tilaisuuden tavoite vaikuttavat siihen, minkälainen ohjelma toimii parhaiten. Tästä on hyötyä myös laajemmin yritystapahtuman ohjelmaa suunniteltaessa, sillä kohdeyleisö ratkaisee ohjelmavalinnan onnistumisen.
Yleinen virhe: budjetti varataan vain esiintymispalkkiolle
Moni tapahtumajärjestäjä laskee budjetin pelkän keikkapalkkion mukaan ja unohtaa artistin tekniikkariderin tuomat lisäkustannukset. Jos esiintyjä tarvitsee oman PA-järjestelmän, valot tai backlinea, nämä on joko järjestettävä tilaisuuden puolesta tai maksettava lisänä. Myös kuljetus- ja mahdolliset majoituskulut nousevat helposti merkittäviksi, jos esiintyjä tulee kauempaa.
Sama koskee Teosto- ja Gramex-maksuja: tapahtumanjärjestäjän vastuulla on käytännössä aina huolehtia esityskorvauksista, kun tilaisuudessa soi live-musiikkia tai tanssitetaan musiikin tahdissa. Moni yllättyy, kun tämä velvoite tulee esiin vasta laskutusvaiheessa – aiheeseen kannattaa tutustua etukäteen, sillä Teosto-korvausten vastuu tapahtumassa on hyvä selvittää jo sopimusta tehtäessä.
Yleinen myytti: kiireessä ei kannata enää soittaa ohjelmatoimistolle
On yleinen väärinkäsitys, että jos oma toivelista on jo täynnä varattuja esiintyjiä, ohjelmatoimistolta ei enää kannata kysyä apua. Todellisuudessa juuri ruuhka-aikana ammattitaitoinen välittäjä on hyödyllisimmillään – hyvällä ohjelmatoimistolla on näkyvyys useiden kymmenien artistien kalentereihin, ja he pystyvät usein löytämään vielä vapaan, laadukkaan vaihtoehdon, vaikka ensimmäiset toiveet olisivatkin varattuja. Suora yhteydenotto yksittäiseen artistiin sen sijaan johtaa kiireisimpänä aikana usein umpikujaan, koska artistin oma kalenteri on jo lukittu eikä hänellä ole tarjota vaihtoehtoja.
Näin varmistat sujuvan varauksen kiireisenä sesonkina
Kun aikataulu on tiukka, kannattaa toimia järjestelmällisesti. Ensin kartoitetaan budjetti ja tilaisuuden luonne, sitten otetaan yhteyttä useampaan ohjelmatoimistoon samanaikaisesti sen sijaan, että odotetaan yhden vastausta kerrallaan.
Kun sopiva esiintyjä löytyy, sopimus kannattaa vahvistaa kirjallisesti mahdollisimman nopeasti – suullinen alustava varaus ei sido artistia, jos joku muu tarjoaa saman ajankohdan paremmalla hinnalla. Esiintymissopimuksessa kannattaa käydä huolella läpi esiintymisaika, tekniset vaatimukset, ruokailu ja mahdolliset kuljetuskulut, jotta yllätyksiä ei tule tapahtumapäivänä. Tarkempi läpikäynti sopimuksen sisällöstä löytyy ohjeesta esiintymissopimuksen sisällöstä ja vastuista.
UKK
Kuinka aikaisin pikkujouluesiintyjä pitää varata?
Suosituimmat artistit ja koomikot kannattaa varata jo elo-syyskuussa. Paikallisempia bändejä ja DJ:tä voi joskus löytää vielä lokakuussakin, mutta varmuuden vuoksi kannattaa liikkeelle mahdollisimman aikaisin.
Mitä pikkujouluesiintyjä yleensä maksaa?
Hinta riippuu esiintyjätyypistä ja tunnettuudesta. Paikallinen bändi tai muusikko maksaa tyypillisesti 500–2 000 euroa, hääbändityylinen tanssiorkesteri 2 000–5 000 euroa, DJ 800–2 500 euroa ja koomikko 1 500–8 000 euroa riippuen tunnettuudesta ja esityksen pituudesta.
Kuka vastaa Teosto-maksuista pikkujoulussa?
Käytännössä tapahtuman järjestäjä vastaa esityskorvauksista, kun tilaisuudessa esitetään elävää musiikkia tai soitetaan tanssimusiikkia. Tämä kannattaa ottaa huomioon jo budjetointivaiheessa.
Yhteenveto
Pikkujoulusesongin ruuhka ei ole syy jättää ohjelmaa viime tinkaan, vaan päinvastoin syy aloittaa suunnittelu tavallista aikaisemmin. Kun budjetti, kohdeyleisö ja toiveet on mietitty valmiiksi ennen yhteydenottoa ohjelmatoimistoon, varaus sujuu nopeasti myös kiireisimpänä aikana. Kirjallinen sopimus ja tekniset yksityiskohdat kannattaa aina lyödä lukkoon heti alustavan varauksen jälkeen, jotta joulukuun juhlassa kaikki sujuu suunnitellusti.