Musiikin käyttö yritystapahtumassa vaatii lähes aina luvan, myös silloin kun juhla on suljettu ja paikalla on vain oman talon väkeä. Tämä artikkeli on tapahtumaa suunnittelevalle HR-ihmiselle, assistentille tai tuottajalle, joka haluaa tietää, mitkä luvat tarvitaan, kuka ne hoitaa ja mitä tapahtuu, jos ne unohtuvat. Kun asiat on selvitetty etukäteen, laskuun ei tule yllätyksiä ja sopimus artistin kanssa on aukoton.
Pikkujoulut, kick-offit, asiakasillat ja yrityksen juhlavuoden gaalat ovat juuri niitä tilaisuuksia, joissa musiikkiluvat jäävät useimmin hoitamatta. Syy on yleensä väärinkäsitys, ei huolimattomuus.
Suljettu tilaisuus on silti julkinen esitys
Sitkein myytti kuuluu näin: ”Kutsuvierastilaisuus ei ole julkinen, joten Teosto-maksuja ei tarvitse maksaa.” Tekijänoikeuslain 2 § sanoo kuitenkin suoraan, että ansiotoiminnan yhteydessä suhteellisen suuressa suljetussa piirissä tapahtuva esitys katsotaan julkiseksi. Yrityksen henkilöstöjuhla tai asiakastilaisuus täyttää tämän käytännössä aina.
Raja ei ole tarkka henkilömäärä. Kymmenen hengen tiimin illallinen, jossa joku soittaa kitaraa, on eri asia kuin 150 hengen pikkujoulut hotellin juhlasalissa. Jos tilaisuus liittyy yrityksen toimintaan ja vieraita on kymmeniä, lähtöoletuksen kannattaa olla, että lupa tarvitaan.
Teosto ja Gramex – kumpi koskee mitäkin
Kaksi järjestöä aiheuttaa eniten sekaannusta, koska ne edustavat eri oikeudenhaltijoita.
Teosto edustaa säveltäjiä, sanoittajia, sovittajia ja musiikkikustantajia. Teosto-korvaus koskee sekä live-musiikkia että äänitteiltä soitettavaa musiikkia. Kun hääbändi, coverbändi tai DJ esittää muiden tekemiä kappaleita, tekijöille kuuluu korvaus.
Gramex edustaa esittäviä taiteilijoita ja äänitteiden tuottajia. Gramex-maksut koskevat vain äänitteitä, eli kun musiikki tulee levyltä, Spotifysta tai DJ:n tiedostoista. Pelkkä live-keikka ei synnytä Gramex-maksua. Tarkemmin rajanvedosta kerrotaan artikkelissa Gramex-maksut äänitteiden soitosta.
Käytännössä tilanteet jakautuvat näin:
– Livebändi soittaa covereita: Teosto
– Bändi soittaa vain omia sävellyksiään: Teosto, jos tekijät ovat Teoston asiakkaita
– DJ soittaa tanssimusiikkia: Teosto ja Gramex
– Taustamusiikki soi cocktailtilaisuudessa kaiuttimista: Teosto ja Gramex
– Klassinen kvartetti soittaa Mozartia ja Sibeliusta: yleensä ei Teostoa, koska tekijänoikeus on rauennut, mutta uudet sovitukset voivat olla suojattuja
Viimeinen kohta on hyvä esimerkki siitä, milloin perussääntö ei päde. Suoja kestää 70 vuotta tekijän kuolinvuoden päättymisestä. Sibeliuksen teokset ovat vapaita, mutta jousikvartetin oma sovitus tuoreesta pop-kappaleesta ei ole.
Kuka maksaa: järjestäjä, tila vai artisti?
Vastuu tekijänoikeuskorvauksista on lähtökohtaisesti tapahtuman järjestäjällä, ei artistilla eikä ohjelmatoimistolla. Tämä yllättää usein, koska moni olettaa esiintymispalkkion sisältävän ”kaiken”.
Tilan oma lupa on toinen sudenkuoppa. Ravintolalla tai hotellilla on usein lupa taustamusiikille omassa liiketoiminnassaan, mutta se ei automaattisesti kata erikseen vuokrattua yksityistilaisuutta, jossa on livebändi ja tanssilattia. Kokenut tuottaja kysyy tilavuokrasopimusta tehdessään suoraan: ”Kattaako teidän Teosto- ja Gramex-lupanne meidän tilaisuutemme, mukaan lukien live-musiikin ja tanssin?” Vastaus kannattaa pyytää sähköpostilla.
Isoissa juhlatiloissa Helsingissä, Tampereella ja Turussa vastuu on joskus sovittu niin, että tila hoitaa luvat ja lisää kulun vuokraan. Pienemmillä paikkakunnilla, esimerkiksi kartanoissa ja seurojentaloilla, järjestäjä hoitaa luvat lähes aina itse. Vastuujaosta kerrotaan tarkemmin artikkelissa Teosto-korvaukset tapahtumassa.
Musiikkiluvat yritystapahtumaan askel askeleelta
Ammattilainen aloittaa luvista jo silloin, kun esiintyjä on valittu, ei vasta tapahtumaviikolla.
Ensin selvitetään, millaista musiikkia tilaisuudessa soi: live, äänite vai molemmat. Tyypillisessä pikkujoulussa on usein kaikkea: taustamusiikkia ruokailun aikana, 2×45 minuutin bändisetti ja DJ yhteen asti.
Seuraavaksi tarkistetaan tilan kanssa, mitä sen luvat kattavat. Sen jälkeen hankitaan puuttuvat luvat Teostolta ja tarvittaessa Gramexilta. Molemmilla on verkkopalvelu, jossa tapahtumaluvan voi ostaa ja hinnan arvioida etukäteen. Korvaus määräytyy muun muassa kävijämäärän, pääsylipputulojen tai tapahtuman budjetin ja musiikin roolin mukaan. Tavallisessa yritysjuhlassa summa jää yleensä selvästi pienemmäksi kuin bändin tekniikkariderin kulut.
Viimeiseksi sovitaan artistin kanssa esitysilmoituksesta. Teosto tilittää korvaukset tekijöille soitettujen kappaleiden perusteella, joten bändin tai artistin pitää ilmoittaa soittolista. Ammattibändit tekevät tämän rutiinilla, mutta asia kannattaa silti kirjata esiintymissopimukseen samaan kohtaan, jossa sovitaan esiintymisajasta, ruokailusta ja kuljetuksesta.
Video, striimi ja some – uudet harmaat alueet
Yritystapahtumista on vuodesta 2022 lähtien tullut yhä useammin hybridejä. Toimitusjohtajan puhe striimataan Teamsissa toimipisteisiin Ouluun ja Kuopioon, ja tilaisuudesta leikataan jälkikäteen video intraan tai LinkedIniin.
Tilaisuuden live-lupa ei kata verkkolähetystä. Striimatussa musiikissa tarvitaan erillinen verkkolupa, ja jos taustalla soi kaupallinen äänite, myös Gramexin oikeudet tulevat mukaan. Videoon editoitu kappale on vielä oma asiansa: musiikin liittäminen kuvaan on synkronointia, jonka luvat neuvotellaan kustantajan ja levy-yhtiön kanssa, ja ne voivat maksaa huomattavasti enemmän kuin itse tapahtuma.
Turvallinen ratkaisu on käyttää videoissa tekijänoikeusvapaata tai lisensoitua kirjastomusiikkia. Videoiden musiikkivalinnat kuuluvat tuotantoyhtiölle tai mainostoimistolle. Ohjelmatoimisto on erikoistunut esiintyjien ja artistien välittämiseen tilaisuuksiin, ei mediaoikeuksiin.
Yleisimmät virheet musiikkilupien kanssa
Oletus, että artisti hoitaa luvat. Esiintymispalkkio kattaa esiintymisen, ei tekijänoikeuskorvauksia. Jos sopimuksessa ei sanota muuta, lasku tulee järjestäjälle, joskus kuukausia tapahtuman jälkeen.
Taustamusiikki unohtuu kokonaan. Bändin lupa hoidetaan, mutta cocktailtunnin Spotify-soittolistaa ei muisteta. Kuluttajille tarkoitettujen suoratoistopalvelujen käyttöehdot kieltävät julkisen käytön, joten ”meillähän on Premium” ei ole lupa.
Ulkomainen artisti ja oletus, ettei Teosto koske häntä. Teostolla on vastavuoroisuussopimukset ulkomaisten tekijänoikeusjärjestöjen kanssa, joten myös kansainvälisen artistin kappaleista maksetaan Suomessa korvaus Teoston kautta.
UKK
Tarvitaanko Teosto-lupa, jos yrityksen juhla on vain omalle henkilökunnalle?
Yleensä kyllä. Tekijänoikeuslain mukaan ansiotoiminnan yhteydessä suhteellisen suuressa suljetussa piirissä tapahtuva esitys katsotaan julkiseksi, ja tyypillinen henkilöstöjuhla täyttää tämän määritelmän.
Pitääkö Gramexille maksaa, jos tilaisuudessa soittaa vain livebändi?
Ei. Gramex koskee vain äänitteiltä soitettua musiikkia. Jos tilaisuudessa on livebändin lisäksi DJ tai taustamusiikkia, Gramex-lupa tarvitaan niiden osalta.
Kuka hoitaa musiikkiluvat, jos tapahtuma on juhlatilassa?
Vastuu on lähtökohtaisesti järjestäjällä. Tila voi hoitaa luvat, jos siitä on sovittu kirjallisesti, ja on tarkistettava, kattaako tilan lupa myös live-musiikin ja tanssin yksityistilaisuudessa.
Luvat kuntoon ennen keikkasopimuksen allekirjoitusta
Musiikkiluvat ovat yritystapahtuman budjetissa pieni rivi, mutta jos ne unohtuvat, niistä seuraa jälkilasku ja selvittelyä. Paras hetki hoitaa asia on silloin, kun esiintyjä on valittu ja tilasopimus on vielä auki.
Kirjaa samaan muistilistaan kolme asiaa: mitä musiikkia soi (live, äänite, striimi), kenen lupa kattaa minkäkin osan ja kuka toimittaa soittolistan Teostolle. Kun nämä on sovittu kirjallisesti tilan, artistin ja ohjelmatoimiston kanssa, musiikista jää huolehdittavaksi vain se, että tanssilattia täyttyy.